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Come redigere un invito ad un evento

Che lo si faccia per lavoro o per una questione personale, scrivere la lettera d’invito ad un evento può sembrare una cosa apparentemente facile, ma è la prima cosa che gli invitati ricevono ed è molto importante non sbagliare.

Regole base per la scrittura di una lettera d’invito ad un evento di successo.

1. Inquadrare la tipologia di evento

Scegliere il linguaggio giusto, cioè più o meno formale a seconda dell’occasione. Abbiamo visto inviare inviti troppo formali ai propri colleghi e poco formali ai clienti. Ogni evento implica la scelta di un certo registro stilistico, di una terminologia e di un tono adeguato ad esso. Il tono formale deve essere rispettoso, educato senza cadere nella sudditanza. Cordiale ma non confidenziale, insomma.

2. Inserire la data, il luogo e l’ora

Sembra strano, eppure in tanti anni di eventi abbiamo incrociato diversi inviti senza uno di questi elementi! Per cominciare perciò  inseriamo le informazioni che abbiamo come la data, l’ora e il luogo dove si svolgerà l’evento.

3. Descrizione dell’evento

Un’altra informazione basilare che dobbiamo inserire sin da subito è una breve descrizione dell’evento che è oggetto della lettera d’invito. Rimandando con troppi giri di parole, perderete l’attenzione dell’invitato e avrete mancato l’obbiettivo della lettera. Siate concisi!

4. Contatti

Dopo aver riassunto in poche parole le caratteristiche dell’evento, inseriamo il numero di telefono, il nome e il cognome ed eventualmente un contatto email della persona incaricata dell’organizzazione.

5. Eventuale elenco degli ospiti

Quando parliamo di lettera di invito ad alcuni eventi come ad esempio un convegno di professionisti,  è immancabile un elenco degli ospiti. Questo perché per alcuni è utile sapere chi vi parteciperà.

6. Come consegnare la lettera d’invito

Non è il massimo  inviare una semplice ed anonima email. Meglio optare per una mail con grafica dedicata, costa poco e crea un piacevole impatto. L’ invito cartaceo va bene per eventi molto formali, tenendo presente che inciderà sul costo complessivo dell’organizzazione.

7. Inserire tutti i loghi

È importante inserire i loghi di tutti i partner coinvolti, con i colori giusti. Meglio se tutti con le stesse dimensioni.

8. No agli errori di battitura

Il consiglio più importante comunque rimane la correttezza grammaticale. Il pieno rispetto delle regole ortografiche e di sintassi influiscono molto sulla qualità dell’invito.